Si eres como la mayoría de las personas, muchas
veces has pensado que tienes que hacer algo hoy, y treinta segundos más tarde
lo has olvidado. Al día siguiente de das cuenta de que has perdido una
oportunidad importante por lo que olvidaste hacer. Con el mundo andando cada
vez más rápido es difícil mantenerse al día con todo lo que se tiene que hacer.
Aquí te vamos a dar un par de consejos para ayudarte a poner un poco más de
orden a tu vida.
Lo clásico es pensar que te vas a hacer una
lista mental de todo lo que tienes pendiente. Y a veces lo haces. Luego repasas
la lista y vas cumpliendo con lo que te acuerdas. Al día siguiente te das
cuenta de que no enviaste un email y te pasaste la fecha límite, que no
cumpliste con una tarea importante, o que olvidaste registrarte para un
entrenamiento o competencia. De esta manera las cosas se van acumulando y no te das cuenta hasta que tienes tantas cosas pendientes, que sabes que hay
mucho que no vas a poder cumplir. Por eso, hacer listas mentales casi nunca
funciona bien.
Si quieres entrenarte para ser más eficiente,
debes comenzar con técnicas básicas. A continuación te presento dos pasos que
pueden ser útiles.
Tómate 30 minutos al día para organizarte
Necesitas separar un espacio de tiempo al
comenzar tu día para planificar. Trata de evitar las interrupciones de otras
personas, y especialmente trata de no interrumpirte a ti mismo con redes
sociales, apps, mensajes u otras distracciones. Es mucho mejor concentrarte por
un momento en revisar lo que hay pendiente, que irte dando cuenta a lo largo
del día de lo que te has olvidado. Vamos a aclarar que estos 30 minutos para
planificación no son un sistema a prueba de fallas. Por supuesto, es posible
que más tarde recuerdes que pasaste por alto una tarea. Simplemente tomas nota
lo más pronto posible, porque si no, se te volverá a olvidar. Lo más probable
es que con la práctica tus 30 minutos de planificación diaria se vuelvan cada
vez más eficientes.
No pienses que estos 30 minutos son una pérdida
de tiempo. Al contrario, son una inversión. Cuando lo hagas bien te vas a dar
cuenta de que esta media hora te hace ganar mucho. Estar desorganizado te puede
hacer perder un promedio de 3 horas diarias. Eso son 15 horas laborables a la
semana, y 60 horas al mes. Estaríamos hablando de 750 horas al año. Por eso,
mientras más joven eres, más grave se vuelve la pérdida. Si tienes 25 años y te
quedan 40 de vida laboral, cuando llegues a los 65 habrás desperdiciado más de
tres años de tu vida.
Pon tus tareas por escrito
Si te has dado cuenta de que dejas cosas por
hacer y tus días no son tan ordenados como quisieras, ha llegado el momento de
que descargues una app de calendario y la uses. De todas formas, no queremos que olvides
el poder que tienen un papel y un bolígrafo.
Lo primero que vas a hacer es escribir en una
hoja lo que sabes que tienes pendiente, considerando que es probable que no logres
hacerlo todo en un día. Cuando le explicaba esto a un cliente, él me replicó
que es más rápido hacerlo directamente en la app. Eso no se discute. Es
totalmente cierto. Pero recuerda que ya has separado 30 minutos para hacer este
proceso, así que ¡no hay prisa!
Entonces, anotas todo lo que recuerdes que
tienes pendiente. Te doy ahora una lista bastante genérica, a partir de la cual puedes encontrar ideas más específicas de tu actividad:
- Llamadas, Emails y Mensajes por atender o responder.
- Personas que debes visitar o contactar.
- Clientes o proveedores con los que tienes que ajustar cuentas.
- Actividades específicas de tu trabajo.
- Familiares a los que tienes que atender o ayudar.
- Situaciones domésticas que tengas que resolver.
- Actividades relacionadas con tu salud, como ejercicios o alimentación.
- Actividades relacionadas con tu desarrollo personal y espiritual, como estudios o religiosidad.
Recuerda que quizás no puedas hacer todo lo
que pones en tu lista en un solo día. Así que deberás distribuir las
actividades considerando necesidades, urgencias, compromisos y mucho principio
de realidad, es decir, escribir las que efectivamente se puedan hacer.
Aquí es donde abres la app de calendario y
comienzas a distribuir las actividades en las horas a las que esperes
realizarlas. Asegúrate de que activas los avisos para recordarte lo que tienes
que hacer.
Una vez que programas algo, lo marcas en la
hoja de papel para evitar duplicados. Si tienes algo importante y ves que
realistamente no lo puedes programar en este día, lo pones para el siguiente.
Recuerda que para ese día deberás dedicar otros 30 minutos.
Conclusiones y recomendaciones finales
Cuando termines de programar tu día, mirar tu agenda
debe darte una sensación de “¡Si consigo hacer todo esto, habré tenido un día
excelente!”
Por otra parte, al final del día es posible que
mires la agenda y te des cuenta de que no pudiste hacer todo lo que
programaste. No te dejes llevar por la frustración. Seguramente, si no te
hubieras organizado habrías conseguido mucho menos. Además, sabes exactamente
lo que te falta por hacer y pronto tendrás otros 30 minutos para programarlo en
el día siguiente.
Recuerda que siempre pueden ocurrir imprevistos.
Obviamente eso es algo que no estaba programado, porque no podías preverlo. La
vida nos presenta dificultades y obstáculos. Corresponde hacer los ajustes
necesarios, y seguir adelante.
Lo más importante es que comprendas que esto no
te va a salir perfectamente bien la primera vez. Necesitas práctica para
completar el aprendizaje. Si al final de la primera semana tus nuevos hábitos
te han hecho progresar un 5%, recuerda que eso es mucho mejor que un progreso
de 0%. Estás avanzando, ¡un aplauso para ti!
